Projetos: a dor que pode ser evitada

Orçamentos extrapolados em mais de 20 ou 30 %, cronogramas atrasadíssimos, não cumprimento dos requisitos de qualidade definidos no escopo do projeto, são resultados frequentes de projetos de implantação de um ERP, de construções e de compra de equipamentos nas empresas. Por vezes, até rolam cabeças em função dos maus resultados e do dinheiro e tempo desperdiçados. Toda esta dor pode e deve ser evitada com a definição de um potente mapa de processo para o GERENCIAMENTO DE PROJETOS, implantando-se a formalização necessária, com a deleção da condução do projeto para profissionais que têm a confiança plena dos acionistas e com um rigoroso processo de auditoria que evite propinas de fornecedores para os compradores e técnicos da empresa.

Projetos são planos de ação em “tamanho família”. Envolvem muitos interessados (stakeholders), uma necessidade de comunicação muito grande e um nível muito alto de controle. Controle de alterações, controle do orçamento, do cronograma físico, do fluxo de caixa, do cumprimento de cada etapa intermediária (milestones) e gerenciamento dos riscos, das contratações, das compras, dos recursos humanos e do cumprimento das especificações definidas no escopo. Antes de tudo, envolve um cuidado muito grande no estudo inicial, na definição do escopo e dos custos e tempo estimados para o trabalho. Com tantas variáveis envolvidas, é lógico que o risco de errar é muito grande. Normalmente, todas as empresas envolvem-se pelo menos em três tipos de projetos: implantação de um ERP, construção (mais um centro de distribuição, aumento da fábrica, abertura de uma nova planta, ampliação do escritório, abertura de uma nova filial) e compra de equipamentos. Os resultados quase sempre são frustrantes, porque o orçamento é extrapolado e o cronograma físico também. Veja alguns motivos sempre recorrentes:

1. Gerentes loucos para se livrar do problema delegam a condução do projeto para consultorias e para fornecedores.
2. Gerentes com pouco preparo técnico para decidir. Novamente, quem decide é consultoria e fornecedor.
3. Pouco estudo dos possíveis fornecedores.
4. Pouco detalhamento do problema.
5. Equipe sem tempo, engolida pela rotina e fazendo reuniões “quando dá”.
6. Dificuldade em assumir erros durante as etapas e voltar atrás.
7. Falta de cobrança e acompanhamento semanais.
8. Falta de detalhamento do cronograma semanal.
9. Falta de processo de gestão de projetos.
10. Superestimar metas e subestimar dificuldades.
11. Não prever o IMPONDERÁVEL. Fazer cronograma para “céu azul”.

Além disto, há questões de corrupção direta e indireta por parte de técnicos da empresa e fornecedores. A corrupção direta acontece quando fornecedores dão propina para compradores e para técnicos da empresa optar por eles. A corrupção indireta acontece quando fornecedores acenam com empregos para técnicos da empresa, caso eles um dia sejam demitidos. Isto acontece com frequência entre profissionais de TI das empresas e fornecedores de software e hardware.

A solução é desenvolver um potente método (processo) de gestão de processos e delegar para profissionais de extrema confiança dos acionistas a sua condução.