Pequenas ferramentas, grandes resultados

Algumas empresas cometem um erro grosseiro quando tentam evoluir: começam pelo complexo, pelo difícil, pelas ferramentas mais complicadas. Conseguem um resultado surpreendente e frustrante: não implementam nada. Ainda ganham “de troco” traumas e perda de credibilidade em futuras implantações. A receita para evitar estas falhas que jogam muito dinheiro e tempo no lixo é simples: comece por ferramentas simples, como checklists e matrizes de relacionamento. Ambas são fáceis de aprender e de usar, têm larga aplicação e ajudam muitos profissionais a perder o medo de evoluir e tentar coisas novas.

Temos razoável dificuldade para utilizar ferramentas na gestão de nossas empresas. Exceto um pequeno grupo de “faixas-preta”, uma enorme quantidade de gestores, analistas e técnicos utilizam métodos e ferramentas pobres e ultrapassados, quando usam! As causas têm sempre a mesma origem: nosso desqualificado sistema de ensino. Como reclamar não adianta e como a culpa é sempre nossa – nunca se deve atribuir nossos problemas a fatores externos, por mais que eles nos agridam na realidade – uma sugestão que tenho aplicado com sucesso em vários tipos de empresa: usar ferramentas simples e “ganhar gosto pela coisa”.

Uma ferramenta extremamente singela: o checklist. Já escrevi um texto sobre o potencial deste instrumento, mas nunca é demais repetir: esqueça padrões complicados, com cabeçalhos e rodapés que mais parecem um tratado de um cartório: use a “famosa listinha”, parecida com aquela que levamos para não esquecer nada no supermercado. Lista de itens de manutenção preventiva, lista de providências para realizar um evento na empresa, lista de aparelhos para calibrar, lista de documentos que não podem ser esquecidos na contabilidade, lista de tarefas diárias do financeiro, lista de pontos a abordar nas visitas dos vendedores aos clientes, lista de riscos para serem analisados quando se pensa em um novo projeto, lista de procedimentos de backup, lista de tudo o que você encontrar pela frente. Estas listas têm efeitos poderosos, evitam esquecimentos que jogam no lixo tempo e dinheiro e todos sabem utilizar. Mesmo quando se esquecem de escrever algo na lista, após o primeiro fracasso, acrescentam e vão aprimorando seus checklists.

Outro instrumento simples e poderoso: matrizes de relacionamento. O nome pode não ser extremamente simples, mas a ferramenta é: relacione duas grandezas que você precisa controlar nas linhas e colunas do Excel. Por exemplo, lista de materiais x procedimentos de armazenamento, lista de processos x indicadores de desempenho, lista de máquinas x equipamentos de proteção coletiva etc. A matriz mostrará para você um mapa muito objetivo da situação, permitindo que você tenha controle visual sobre qualquer assunto.

Nunca tente implementar ferramentas muito complicadas sem antes implantar as mais simples. Uma criança não aprende a andar subindo escadas perigosas. Tente começar qualquer projeto usando ferramentas simples, mas eficazes. Seus profissionais perderão o medo de usar tecnologia de qualquer espécie, verão rapidamente os resultados e ficarão animados para seguir em frente.